Archiver, quoi et combien de temps ?

Archiver est une obligation légale pour l'ensemble des services, administrations, établissements publics (comme les EPLE), associations de service public (Code du patrimoine, art. L 212-1 à 212-3). Les archives permettent pendant la durée d'utilité administrative (DUA) d'établir les droits des usagers et des administrations et d'apporter des preuves en cas de contentieux ou de contrôle financier. Elles sont, par ailleurs, un moyen de conserver la mémoire du département et d'écrire son histoire.

D.U.A qu'il y a -t-il derrière ce sigle quasi mystérieux et qui pourtant pour les PERDIR relève d'une obligation de ses missions ? Les dossiers scolaires par exemple, doivent être conservés pour une « Durée d’Utilité Administrative » (DUA) minimum de 10 ans, comme le précise l’instruction ministérielle du 22 février 2005 relative au tri et conservation des archives.

Définissons donc le D.U.A :

La durée d'utilité administrative ou DUA¹ est la durée pendant laquelle les documents, données ou informations archivés doivent être conservés et gardés en état d'être consultés et utilisés, soit par ceux qui les ont produits, soit par des services d'archives.

Elle est fonction des obligations juridiques qui incombent aux producteurs ou détenteurs des archives (en particulier la prescription, extinctive ou acquisitive, fixée par la loi), mais aussi de leur besoin d'informations nécessaires à leurs activités. Pendant toute la DUA, la valeur probante des documents (c'est-à-dire leur capacité à servir de preuve lors d'une enquête, un procès, un audit...) doit être préservée par le système d'archivage. Cette valeur probante prend plusieurs formes : l'identification précise et la traçabilité du document, sa non-corruption, la lisibilité de ses signatures, etc.

Quoi et combien de temps dans nos établissements alors ?

Je vais faire un résumé et je vous mettrai la "totale" en en lien parce que ...

les lettres et leur signification : D = destruction (utilisation d’un bordereau de destruction).

C = versement au archives départementales. (et oui ... sinon comment savoir la scolarité complète du futur Président de la République ? Alors réveillons nous que diable !)

T = tri avant versement (alphabétique ou chronologique avant de transmettre à un autre les archives).

Projets d’école, projets d’établissement d’enseignement secondaire,projets d’action éducative (PAE)... Durée de validité du projet  puis C (en théorie)

Chronos de courrier 5 ans T (avant versement aux archives départementales !)

Cahiers d’enregistrement du courrier 5 ans T (avant versement aux archives départementales !)

Agendas des chefs d’établissement, et oui il semble qu'il faudrait les conserver (moi je les ai, bien qu'à la retraite, depuis 2003 !). 5 ans T (avant versement aux archives départementales !)

Élections aux différents conseils, comités, commissions, avec la participation d’élèves : conseil d’école, conseil d’administration et autres conseils(délégués de classes, conférence des délégués des élèves, conseil dela vie lycéenne, conseil académique de la vie lycéenne, ...). Durant 2 mandats T

Professions de foi 1 an C

Bulletins de vote 3 mois T Conserver un exemplaire des bulletins de vote.

Listes électorales Durant 2 mandats D

Procès-verbaux de dépouillement :- second degré : procès-verbaux dans les établissements  Durant 2 mandats T

Conseils d’écoles et conseils d’administration des collèges, lycées,établissements régionaux d’enseignement adapté (EREA) : procès-verbaux de réunion 5 ans C

Distinctions honorifiques : palmes académiques, médaille de l’enseignement technique, ... Dossier de candidatures - notice de proposition - lettres de recommandation - extrait de casier judiciaire 5 ans T

Rapports de l’IGAEN et de l’IGEN sur les établissements et les personnels 10 ans C

Vérification de services des enseignants, fiches d’organisation de service, tableaux récapitulatifs des moyens et des dotations 5 ans D (ATTENTION, ce sont ces documents qui servent et sont demandés en T.A quand il y a contentieux sur le paiement des Heures supp notamment !!!)

Bilans annuels d’activité par les chefs d’établissements 5 ans C

Registres matricules et/ou fichier des élèves, listes des élèves 50 ans C (Les registres matricules n’existent que dans les écoles primaires.Ces documents permettent de délivrer les attestations de scolarité aux anciens élèves.

Dossiers scolaires - Fiches de renseignements sur l’élève et sa famille - Bulletins trimestriels - Fiches individuelles d’orientation - Comptes rendus de rendez-vous - Aides diverses dans le cadre des fonds sociaux - Éléments concernant les stages - Éléments concernant l’assiduité des élèves - Éléments concernant les sanctions 10 ou 50 ans T  ( Ces dossiers permettent de délivrer les attestations de scolarité. La DUA est donc de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l’établissement possède un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l’élève complet (registre matricule, fichier des élèves, listes des élèves...).

Commissions d’affectation et d’orientation - Procès-verbaux - Listes nominatives des élèves- Fiches individuelles d’orientation  2 ans T

Statistiques des absences 1 an C 

Registres d’appel journaliers 10 ans D La DUA de 10 ans se justifie par d’éventuelles enquêtes de justice.

Bulletins d’absences, mots d’excuses des parents, certificats médicaux 1 an D 

Rappels aux familles 1 an D

Signalements au procureur, à la caisse d’allocations familiales 1 an D

Conseils de discipline des élèves - procès-verbaux, correspondance,notifications de la décision à la famille 10 ans T Ne conserver que le procès-verbal.

Je vais m'arrêter ici et vous laisser lire les textes bien bien complets et mis en lien ...

Instructions au tri et à la conservation des archives écoles EPLE

Tableaux d'archivages et temps de conservation